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MIKINOTE

作品制作とその他思った事を書くブログ

解読不能なメールが届くと時間が無駄になってしまうのでつらい

思ったこと

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メールは、普通に生きて生活していれば、誰でも送ったりもらったりすることがあると思います。

だけど、メールの文章の書き方って、人それぞれなんですよね。

一応、メールを送る際のマナーみたいなものは、あるにはあります。お仕事関係の場合だと、最初に「〇〇様」とか書いたり、「何卒よろしくお願いいたします」みたいな、普段は絶対口にしないような、かしこまった言い回しになったりするようなやつですね。

だけど、メールに書く内容は、メールを書く人が自分で考えるものです。いろんな人からメールを貰う機会はあるけれども、書き方はその人の自由なので、それぞれが個性的でおもしろいんですよね。

ですが、おもしろいとばかりも言ってられないこともけっこうありまして、それは、「重要なメールであるにも関わらず、何が書いてあるかわかりにくい!」というメールが届いてしまった場合です。

先日、とある方からメールを頂いたんですけど、そのメールがまあ・・・具体的に何が言いたいのかということが非常にわかりにくかったんですよね。

「察してください」みたいな感じで、無駄に想像力を働かせないと理解できないような文面でした。「たぶんアレのことかな?」みたいな感じで、なんとな〜くはわかるんだけど、100%の確信が持てないようなメールの文章の書き方なんですよ。

そういうわかりにくいメールが、仕事とか、金品のやり取り関係等の、間違えが許されないような場面で来てしまうと、ものすごく不安な気持ちになります。

そういう時って、「わかりにくいんでもう一度送ってください」なんて返信をするわけにもいかないし、困っちゃうんですよねぇ・・・

ぶっちゃけて言うと、僕自身もメールの文章や、その他の文章を書くのはあんまり得意じゃないです。数年前は今とは比べ物にならないくらい苦手でした。

だけどまあ、最近はブログを書くようになって多少はましになったかな?って感じです。

メールはわかりやすく書きましょう

メールは、仕事でも、親しい知り合いからでも、届くことがあります。だけど、それがわかりやすい文章であるかどうかは、メールを送る人の文章作成能力によります。

人に何かを伝えるための文章を書くときには、確実に伝えたい事が伝わる文章を書かなくてはなりません。

曖昧な表現をしてもよいのは、ポエムとかみたいな文章を書くときだけです。

親しい知り合いからのメールであれば、気軽に返信して、「それってどういうこと?」と聞くことができます。

しかし、親しい知り合いでない場合は、「メールがわかりにくいので、もう一度お願いします。」なんていう、失礼な返信をすることはできないこともあります。

そして、仕事などの重要なメールでそれをやられちゃうと、ダメージが非常にでかいです。日本語で書かれているはずのメール文章の一つ一つを解読しなくちゃならなかったりして、時間をロスしてしまいます。

メールの文章を解読する時間は、ものすごく無駄です。

そういうのって、本当に迷惑なんだけど、それはそのメールを送った人の能力だったりするわけだから、送ってきた本人にあんまり強く言うわけにもいかないし・・・重要なメールを送ってくる人はお友達とかみたいな親しい人とか言うわけでもないし・・・まあ不毛なのは確かだけど、メールが来たら、頑張って解読作業をしなくちゃならないってことなんですね・・・

わかりにくいメールとは

今までにもらった問題のあるメールをそのまま掲載するのはまずいので、わかりにくいメールの例を書いてみます。


三木様

お世話になってます。
〇〇です。
明日の打ち合わせの件ですが、お昼ごろに新宿でお願いします。
それと、例の件、決まりましたのでお任せします。 よろしくお願いいたします。

〇〇


↑すごい適当に書いてみたんだけど、こんな感じのメールを送ってくる人が普通にいます。

こういうメールが届くと、ものすごく考えこんじゃうんですよねぇ・・・僕。

もちろん、「お互いに事情がわかっているはず」という設定ではあるんだけど、これを読んだだけだと、いろんな疑問がわいて出てきちゃうような文面です。

  • 具体的に明日の何時に集合なのか?
  • 「新宿」のどこに集合なのか
  • どのくらいの時間で終わるのか?
  • 他に誰か来るのか?
  • 「例の件」とはどの件なのか?
  • 「決まりました」って何がどうやって決まったのか?
  • 「任せる」って具体的にどういうこと?

具体的な情報がメールに含まれていないと、いろんな部分を想像で補わなくてはなりません。

そうなると、大抵の場合はなんとかなるんだけど、たまに勘違いしてしまい、その勘違いがミスに繋がったりします。

メールの解読にも悩むし、ミスのフォローをするためにも、ものすごい時間のロスになっちゃうんですよね。

そして、一番の問題は、こういうわかりにくいメールを送っている本人は、自覚なく送ってきちゃうってことです。

5W1H

わかりやすいメールを書くためには、相手がわかるように文章を書くことが必要です。

すごい当たり前な話なんだけど「5W1H」を意識して、しっかりと文章作成をすべきです。

  • When(いつ)
  • Where(どこで)
  • Who(誰が)
  • What(何を)
  • Why(なぜ)
  • How(どのように)

「5W1H」とは、上記の6つの要素のことですね。これができてないと、本当に意味不明な文章になってしまいます。

それを踏まえた上で、先ほどのメールの例文を書き直すとすると、下記のような感じになれば良いのではないでしょうか。


三木様

お世話になってます。
H社の〇〇です。
明日の✕✕についての打ち合わせの件ですが、お昼の13時ちょうどに集合でお願いします。
1時間ほどで終わるかと思います。
場所は、新宿駅東口の△△という喫茶店です。早めに着いてしまったら、先にお店に入っていてください。
それと、他にAも打ち合わせに連れて行きます。
Aは先日の展示会で、展示していた作家です。ご存知でしょうか?
Aにも✕✕に関わってもらうことになったので、良い機会なので、一緒に話せれば良いかと思いました。

それと、先月お話させていただいた企画のキャプションデータ作成の件、三木様にやっていただくことが正式に決まりました。
ロゴ画像と画像データはこちらで用意したものを使っていただくことになりますが、その他の部分に関しては三木様の判断で自由に作っていただいて結構です。
詳しいことは、明日の打ち合わせでお伝えします。

よろしくお願いいたします。

〇〇


↑こんな感じだったら、わかりやすくて良くないですか?

もちろん上記のメール文の内容はフィクションです。

文章量はちょっと長くなっちゃうけど、詳細に伝えたい事を間違いなく伝えるのであれば仕方のないことではないかと。

メールを通して、具体的で間違いのない内容を人に伝えるのって、けっこう難しいことなんです。たぶん、想像している以上に詳しく丁寧に書かないと、相手には自分の真意を確実に伝えることは不可能です。

普通に「僕の気持ちわかるでしょ!?」みたいな気持ちで文面を考えてしまうと、思った以上に相手側には伝わらないもんなんですよ。

わかりやすいメールを書くためには、メール作成時の細かいテクニックとかもあると思うけど、一番大事なのは相手の気持ちを考えながら文章を書くことです。それができていれば、どうとでも解釈できるようなわかりにくいメールなんて書けませんよ。

だから、基本的な「5W1H」は非常に大事なことだし、思った以上にそれができてない人が多いって話なのです。というか、わかりやすいメールを確実に送ってくれるような人の方が少ないかも・・・

文章を書く能力

結局のところ、わかりやすいメールを送ることができない人と言うのは、わざとわかりにくいメールを送ろうとしているわけじゃないんですよ。

文章を書く能力が低いだけです。

メールを見ると、その人がどういう感じの人なのか?と言うのは大体わかります。

直接会って話すと、会話の組み立て方とか、話す内容とか「ああ〜なるほどなあ・・・」となります。なんかこう、要領を得ない話し方をするんですよね。そういう人って。

「この人がメールの文章を考えてるんだからしょうがないよね」って、諦めちゃうかんじ。

仮にもしも「もうちょっとわかりやすくメールしてくれ」と、お願いをしてみたところで改善することはおそらくないでしょう。

その人の能力の限界というわけなんですよね。

だから、わかりにくいメールを送る人はどうやったっていなくならないし、メールの解読という仕事はこの世からずっとなくならないのでしょうねえ・・・

LINEで重要連絡

ちょっと思ったんだけど、最近って、メールで連絡することそのものが減ってきてますよね。

重要な連絡なんかも「LINE」を使って伝えたりすることがあります。

LINEはすごく便利なんだけど、LINEのタイムラインってすごく独特な空気感あるじゃないですか。リアルタイムで会話するような感じの雰囲気です。

会話の流れを全部通して読むと、どんな内容の連絡なのか?具体的にどんなことが決定したのか?ということを理解することが可能です。しかし、断片的に一つの発言だけを見ても、何のことを話しているのか全く理解することができません。

ひょっとしたら、メールの文面をやたらと端折った感じに書いちゃう人って、LINE等の、最近流行りの連絡手段に慣れすぎてしまっているのかもしれません。


“友1"
いま暇?
“僕"
お〜久しぶり!どうしたんだい?
“友1"
今度、遊ぼうლ(´ڡ`ლ)
“僕"
いいよ〜来週の土曜日とかどう?どこで待ち合わせる?
“友1"
キングズ・クロス駅の9と4分の3番線でどうかね?
“僕"
いいよ〜
“友2"
お?なになに!?楽しそうじゃん!俺も行く\(^o^)/
“友1"
待っておったぞ♪
“僕"
3人で遊ぶの久しぶりだなあ〜11時に待ち合わせとかで良い?
“友1"
ククク、良かろう・・・
“友2"
お昼は激辛ラーメンのお店に行こう!
“僕"
程々の辛さのところでお願いね・・・じゃあ、また明日ね(・∀・)

↑こんな感じ。

(登場キャラは下記の記事で以前描いた絵を使いました。)

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メールだと、伝えたい内容を一つのメールの文章で詳細に伝えなくちゃなりません。

しかし、LINEだったら断片的な文章を会話形式で書き込んで、相手に伝えていけば、正確に物事を伝えることができます。

それがLINEとメールの大きな違いです。

だけど、最近は友人との待ち合わせなど、知り合いとの連絡手段として、メールよりも、LINEがメインになっている場合が多いです。LINEは毎日するけど、メールは毎日しないという人も多いはずです。

そうなってしまったことによって、LINE的なイメージでメールの文章を考えてしまうような人が多くなっているのではないでしょうか?そして、メールの文章作成に慣れることができない人が増えているのかもしれません。

LINEに慣れすぎちゃって、LINEに近い感覚でメールでの文章も組み立ててしまうのかも。

そうなると、まとまった長文を書くこともできないし、一つの文章だけで、正確に詳しく物事を伝えることもやりにくいでしょう。

もちろんこれは、僕の想像です。だから実際にそうなのかはわからないけど、そんな気がしました。

わかりやすい文章を書くためには文章を書くしかない

やっぱりね、メールでも何でもそうなのだけど、文章をわかりやすく書くことができるようになるためには、たくさんの文章を書くしかないのですよ。

そのためには、ブログを書いたりとか、小説を書いたりとか、とにかく文章をたくさん書く習慣をつけることが大事です。

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僕はブログを始めてから、メールを書いたり返信したりするのがすごく楽ちんになりました。それはブログを初めて良かったなと思える点の一つですね。

それに、ブログをやっている人は、メールの内容がわかりやすい傾向がありますね。

数年前、僕がまだブログを始める前に、お仕事のお手伝いをさせていただいた方がいるのですが、その方は非常にメールの文章が上手でした。で、今になって思えば、その方はブログやってる人だったんですよね。

しっかりした文章を毎回ブログに載せている方なので、メールの文章もわかりやすく丁寧に書くことができていたのでしょうね。

日常的に文章を書く習慣がある人と、そうでない人には、ものすごい差があるという話です。

まとめ

逆に言えば、わかりにくいメールしか書けない人でも、文章を書く訓練を続ければ、わかりやすいメールを書くことができるようになるってことです。

日記とかでも良いのだけど、個人的におすすめなのは、ネット上で情報発信をすることです。「誰かに読んでもらう」という意識で文章を書いていると、わかりやすく、読みやすく、詳しく文章を書く癖が自ずと付きます。

ブログや各種SNSとか、今の時代はいろんな手段がありますからね。始めるためのハードルも高くはありません。

しかも、趣味として楽しんでやっていくわけだから上達も早いです。

とは言っても、人によってはわかりやすいメールを作成するのは、どうしたって能力的に難しい人がいると言うのも事実です。僕もそうだったんだけど、ブログを始めるまでは、文章書くのとかめちゃくちゃ苦手でしたからね。

小学校の夏休みの宿題の読書感想文は地獄の苦しみでした。

でも、練習したら慣れました。僕でもできるんだから、頑張れば誰でも上達していくはずです。

今では、一つの記事で10000文字とか20000文字とかくらいの量だったら普通に書いたりできるようになりました。(最近、気合入れて記事を書くと、ついつい長くなってしまうんですよね。)

人に正確にものを伝えるためには5W1H等の基本的な部分は意識しないとなりません。それはブログでもメールでも、文章を通して誰かに何かを伝えるのであれば同じことです。

確実かつ詳細に自分の意図を他人に伝えるためにはどうすれば良いのか?それを突き詰めていくと、伝えたい人の気持ちを考えながらメールの文面を考えていくべきです。

僕は、文章そのものは小洒落た文章は書くことはできないのだけど、伝えたい事を人に最低限伝わる文章は書けるようになってきた気がします。

わかりにくいメールが届くと、内容の解読をするのにものすごい時間がとられます。解読不能なメールのせいで、無駄な時間を過ごす強いられてる人って、世の中には実はとてつもなく多いんじゃないかなあ・・・それこそ、経済が滞るレベルで。

だから、わかりやすいメールを送れない人は皆ブログを始めたらいいのに、と思いました。

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